Cómo Automatizar tu Negocio Online

Dirigir un negocio puede volverse agitado debido a todos los aspectos que intervienen en él. Puede llevar mucho tiempo; y el tiempo es dinero. Y si no quieres verte abrumado por las responsabilidades que conlleva tener un negocio, tendrás que contratar algunos empleados adicionales, lo que te costará aún más dinero.

Pero, puedes aliviar parte de ese estrés al automatizar tu empresa para que puedas concentrarte en las tareas más importantes.

7 Pasos para Automatizar tu Negocio

A continuación te comparto algunas formas que pueden ayudarte a automatizar tu negocio y sea mucho más efectivo y rentable.

1. Configuración de tu Negocio

Al automatizar tu negocio, debes buscar formas de hacer que las funciones comerciales sean más eficientes. ¿Qué prácticas te gustaría mejorar? ¿Qué tareas son repetitivas y pueden acelerarse mediante la automatización?

Documenta cuánto tiempo y dinero se necesita realmente para realizar estas tareas sin automatización, en comparación con la automatización, para ver qué tan eficientes son tus resultados.

Puedes utilizar el procesamiento por lotes (agrupar actividades para hacerlas todas a la vez), lo que puede ahorrarte tiempo en lugar de tenerlo repartido a lo largo del día. Puedes procesar por lotes correos electrónicos, pagos de facturas, interacción con las redes sociales y pedidos.

Tener una mentalidad positiva también puede mejorar tu negocio, para ver dónde se pueden realizar mejoras en lugar de conformarte con tus procesos actuales.

Siempre debes intentar encontrar formas de mejorar tu empresa y garantizar una eficiencia óptima.

2. Mercadeo en línea

En esta era, donde la tecnología y las redes sociales gobiernan, debes encontrar formas de utilizar esto a favor de tu empresa. Sabes que dar a conocer tu negocio es importante, pero también requiere de mucho tiempo.

Para hacer esto de manera eficiente, puedes utilizar el procedimiento junto con otras herramientas en línea.

Las herramientas populares de marketing por correo electrónico son AWeber, Getresponse y MailChimp.

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El marketing por correo electrónico puede mantener a las personas al tanto de tus actividades comerciales, que puedes automatizar mediante la creación de respuestas automáticas, una secuencia programada de correos electrónicos enviados automáticamente, esto mantendrá a tus clientes comprometidos durante el tiempo que hayas configurado esos correos para que se envíen a tus prospectos.

Muchas empresas también utilizan los blogs y las redes sociales para captar clientes y mantener a la gente al tanto de sus actividades. Puedes vincular tanto tu blog y redes sociales, y programar publicaciones en las fechas y horas exactas en que deseas que se publiquen.

Puedes vincular las cuentas con Jet pack y luego usar herramientas, como Hootsuite, para automatizar tu presencia en las redes sociales. Con Hootsuite, puedes acceder a todas las cuentas de tus redes sociales desde un solo lugar.

3. Administración y Oficina

Se puede realizar una gran cantidad de trabajo tedioso en estas áreas de tu empresa, y esto realmente puede ralentizarla. Sin embargo, existen muchas herramientas en línea que pueden ayudar a automatizar estas tareas.

Evernote es un programa popular que puede ayudar a tu empresa a mantener organizadas las notas, la gestión de tareas, las cuentas, los registros de contactos, etc.

También hay herramientas que pueden conectar cientos de aplicaciones web en un solo lugar, como Herolocity; que puede manejar citas, pedidos en línea, facturación, sistemas telefónicos y todo lo que te impide generar ingresos, de forma gratuita. Incluso puedes automatizar la entrada de datos para tus recibos.

Con empresas como Shoebox, puedes enviarles todos tus recibos. Shoebox escaneará todos esos recibos y luego los enviará a Evernote, y no tendrás que preocuparte por tener que ingresar datos internamente.

También hay herramientas para ayudar con el almacenamiento de archivos que te permiten realizar copias de seguridad e incluso compartir archivos. Box y Dropbox se pueden usar de forma gratuita, pero puedes optar por funciones más avanzadas cuando tu negocio necesite expandirse.

4. Clientes y Contactos

Utiliza herramientas como el Contact form 7 para permitir que las personas se comuniquen con tu negocio a través de tu sitio web las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

Incluso puedes canalizar las respuestas para que lleguen a la persona adecuada. También debes incluir preguntas frecuentes en tu sitio web para reducir la necesidad de que los clientes se comuniquen contigo directamente.

Evalúa las preguntas y los problemas que se plantean con frecuencia y luego publica la respuesta en tu sitio web para reducir el número de consultas enviadas. Junto con las preguntas frecuentes, se puede utilizar un sistema de tickets, como ZenDesk, que te permitirá organizar y administrar los problemas que tiene tu cliente.

También puedes utilizar herramientas de software que pueden ayudar con la gestión de relaciones con tus clientes.

A medida que tu negocio se expanda, tendrás más clientes a los que atender. Con AWeber, puedes brindar a tus clientes la atención que necesitan, automatizar tu embudo de ventas y etiquetar clientes potenciales automáticamente.

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5. Tareas y Proyectos

Otra forma útil de automatizar tu negocio es mediante el uso de herramientas de tareas y proyectos. Hay sitios web, como Trello, que pueden permitirte asignar ciertas tareas a diferentes usuarios, al mismo tiempo que te permiten etiquetar, adjuntar archivos y establecer fechas límite.

Cada tarea se puede dividir en una lista de verificación. También puedes utilizar herramientas de gestión como Asana, que te permitirán supervisar tus proyectos empresariales.

6. Ventas, Inventario y Cuentas

Puedes aliviarte de tus tareas contables internas mediante la automatización de tu negocio. Xero es una herramienta popular que te permite iniciar sesión fácilmente y encargarse de la facturación y la nómina, al mismo tiempo que le permite a tu contador corregir cualquier error que haya cometido.

El software se actualiza constantemente y, dado que está en la nube, puedes acceder a él desde cualquier lugar.

Junto con las tareas de contabilidad, también puedes automatizar los aspectos económicos de tu empresa al tener un carrito de compras y pedidos en línea.

Con sitios web, como Woocommerce, los clientes pueden hacer pedidos cuando lo deseen y tú puedes ganar dinero las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

Con todo el dinero que entrará y saldrá de tu empresa, también puedes presupuestar de manera online.

Los software, como YouNeed A Budget, te permiten saber exactamente a dónde va tu dinero para que no gastes de más por error, lo que puede ser un gran problema para las pequeñas empresas.

7. Personal de trabajo

Tus empleados agregan mucho valor a tu negocio, pero el proceso de contratación puede llevar mucho tiempo.

Para ayudarte con esto, puedes usar un software, como Recruiterbox, que puede ayudar a rastrear y responder a los solicitantes, administrar las ofertas de trabajo y permitirte asignar usuarios a diferentes partes del proceso de reclutamiento.

Después de contratar nuevos empleados, debes capacitarlos. Esto requiere tiempo y dinero adicional, pero con la tecnología actual, puedes brindar capacitación en línea (videos, audios, guías prácticas) con protección de contraseña para garantizar que solo tus empleados tengan acceso a ella.

A través de tu web, puedes organizar diferentes secciones formativas según los distintos tipos de personal.

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Después de contratar y capacitar, debes hacer una lista para realizar un seguimiento de todos tus empleados y los diferentes turnos trabajados. Un software que puede ayudarte a administrar esto es FindMyShift, que te permite administrar cosas como las pausas para el almuerzo, las vacaciones y mucho más.

Esto disminuirá tu estrés y hará que la gestión de tus empleados sea mucho más fácil.